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CRM y seguimiento comercial

Que ninguna venta se enfríe por falta de seguimiento.

El CRM de Cobratia lleva la relación con cada cliente y con cada posible cliente: quién es, de qué empresa, qué se habló, qué se le ofreció y qué quedó pendiente. El embudo de ventas, los presupuestos que tu cliente acepta desde un link, la agenda del equipo y las tareas de cada uno, en un solo lugar y a nombre de alguien.

Y si además usas el asistente, lo que la gente pide por WhatsApp entra solo al CRM, ordenado por lo que pidió.

Quiero ordenar mis ventas Ver un día con el CRM

Así se ve

Un día con el CRM, de punta a punta.

Nadie tuvo que acordarse de nada ni pasar nada a una planilla: cada paso quedó en la ficha del contacto.

  1. 9:00
    Mi día

    Ana abre su día. Arriba, en rojo, lo que venció ayer; abajo, una reunión a las 11 con su enlace y dos llamadas.

  2. 9:05
    Leads

    Tres personas esperan. Una escribió anoche pidiendo presupuesto: Ana toca su nombre y se abre la ficha.

  3. 9:10
    La llamada

    La llama y anota cómo fue: «pidió precio para 20 usuarios». Deja una tarea para hoy, a su nombre.

  4. 9:15
    La venta

    En la misma ficha crea la oportunidad: «Plan anual para Gómez Hnos.». Ya está en el embudo.

  5. 9:20
    El presupuesto

    Lo arma con el catálogo, le pone el descuento y el IVA, y se lo manda por WhatsApp con el link.

  6. 11:00
    La reunión

    Al terminar, anota cómo fue. Los dos pendientes quedan como tareas: uno para Ana y otro para Juan.

  7. 15:40
    Lo aceptó

    El cliente abre el link, lo descarga y toca Aceptar. A Ana le llega el aviso y la venta pasa sola a Ganada.

  8. Viernes
    El informe

    El gerente mira cuánto se ganó en la semana, dónde se caen las ventas y por qué se perdieron.

La ficha del contacto

Todo lo de cada cliente, en un solo lugar.

Es el corazón del CRM. Se abre tocando el nombre de un contacto en cualquier pantalla, sin salir de donde estás, y tiene todo: sus notas, sus tareas, sus documentos y toda la historia de corrido —reuniones, llamadas, notas, cotizaciones, archivos, tareas y correos—, de lo más nuevo a lo más viejo.

Arriba dice de qué empresa es y qué ventas tiene abiertas. Y en la misma historia cae lo que hace el resto de Cobratia: la reunión que agendó el asistente cuando la persona la pidió por WhatsApp, o lo que contestó en la encuesta de una campaña.

Desde ahí mismo se anota una llamada, se agenda una reunión, se sube un archivo, se le escribe un correo o se le abre una venta. Lo que hay que hacer va como tarea, con fecha y responsable: una nota no vence, una tarea sí.

Leads · con el asistente

Nadie que pidió algo se pierde.

Si tu cuenta también tiene el asistente, cada mensaje que entra —por WhatsApp, Telegram, el chat de tu web o el correo— se lee y se ubica según lo que pidió esa persona: una reunión, que la llamen, un presupuesto, información. También si dijo que le interesa, que no le interesa o que no le escriban más.

Cada uno queda en una sola columna, la de su último pedido: un «gracias» que llega después de «¿me pasan un presupuesto?» no lo saca de la lista. «✓ Atendido» lo saca; si vuelve a pedir algo, vuelve a aparecer.

Y cuando alguien pide una reunión, el asistente no le dice «te llamamos»: le ofrece tres horarios libres de verdad —las franjas de tu equipo, menos lo que ya está agendado y lo que cada uno tiene ocupado en su calendario—, reserva el que elige y le manda el enlace de la videollamada.

N
Norte Soluciones
en línea
Hola, ¿me pasan un presupuesto para 20 usuarios? Si se puede, charlemos esta semana.
¡Hola Martín! Claro, te lo preparamos. Para charlarlo, tengo estos horarios con el equipo:
jueves 11:00 · jueves 16:30 · viernes 10:00. ¿Cuál te queda mejor?
Jueves 11
Listo, quedó agendado el jueves a las 11:00. Te mandé la invitación con el enlace para la videollamada.
🤝 Leads · pidió presupuesto · 📅 reunión en la agenda de Ana
Ejemplo. El asistente ofrece los horarios que de verdad están libres.
El embudo y los presupuestos

Cada venta en su etapa, y un presupuesto que se acepta desde el teléfono.

Cada venta posible es una oportunidad: de un contacto, con su monto, su probabilidad, la fecha en que esperas cerrarla y su responsable. El tablero tiene una columna por etapa y la tarjeta se arrastra de una a otra. Arriba ves cuánto vale el embudo —el total y el ponderado por la probabilidad— y lo ganado y perdido en los últimos 30 días, cada moneda por separado.

Las etapas nacen seis —Prospecto, Contactado, Propuesta enviada, Negociación, Ganada y Perdida— y las renombras, las ordenas y les pones la probabilidad como trabaja tu empresa. Perdida pide el motivo: sirve para la próxima.

Se arma con tu catálogo

Eliges de tus productos y servicios, o escribes la línea a mano. Descuento por línea o general, e impuesto: los totales se calculan solos.

Sale por donde contesta

Por WhatsApp con el mensaje armado, por correo desde tu dominio, o copias el link. Numerado: P-0001, P-0002…

Lo ve con tu marca

Tu logo y tus colores, adaptado al teléfono. Lo descarga en PDF. Para responder no necesita cuenta ni contraseña.

Sabes si lo abrió

Y cuántas veces. La vista previa que arma WhatsApp no cuenta como abierto, ni muestra importes.

Aceptado, la venta se cierra sola

Pasa a Ganada por el total del presupuesto, y a quien la lleva le llega el aviso. Si lo rechaza, también te enteras.

Un link que se puede cambiar

«Cambiar el link» deja sin efecto el anterior. Y el link no dice de qué empresa es: sin el link, no hay nada que ver.

El equipo

Cada persona abre su día y sabe qué hacer.

Las pantallas del CRM, una por una. Arriba de cada una hay una barra para pasar a la otra sin volver al menú.

Mi día

Lo que tiene que hacer cada persona hoy, en su hora: lo vencido primero, las reuniones con el botón para entrar a la videollamada y las tareas. Con «Todo el equipo» ves lo de los demás.

Tareas

Con responsable, vencimiento y prioridad. Se comparten con otra persona, que la acepta o la rechaza, y tienen comentarios, archivos y la actividad de quién hizo qué.

Mi agenda

Cada uno carga su zona horaria y sus franjas. Las reuniones van a su Google Calendar con el enlace de la videollamada, y se cruzan los horarios libres del equipo aunque estén en otros países.

Historia

El diario del equipo: las reuniones, llamadas y visitas que ya pasaron, con sus notas enteras, por fecha o por contacto.

Empresas

Si le vendes a empresas, cada una junta a sus personas —con su cargo y quién es la principal—, sus ventas, sus presupuestos y lo último que se habló. Se arman solas desde el campo Empresa de tus contactos.

Correo desde la ficha

Le escribes sin salir del CRM, con una plantilla, tu firma y adjuntos. Sale por el correo de tu empresa y la respuesta te llega a ti. Queda en la historia del contacto.

› Ver las otras 3: documentos, accesos y cómo entran tus contactos

Documentos

Contratos, actas, presupuestos firmados. Se arrastran a la ficha y se guardan en la carpeta del contacto, en el Google Drive de tu empresa. Si un día dejas Cobratia, siguen ahí.

Accesos

Usuarios, contraseñas y claves de cada cliente, guardados cifrados. Sólo los ve un administrador, y cada vez que alguien los mira queda registrado.

Tus contactos, de entrada

Si tu sistema de gestión está conectado, llegan solos. Si no, subes tu Excel o tu CSV como lo tienes: reconoce las columnas, nunca borra un dato que ya estaba y los deja en una lista.

El informe de ventas

El viernes, el informe: dónde se caen las ventas.

Eliges el período —los últimos 30 o 90 días, este mes, el anterior, el año o fechas a mano— y lo tuyo o lo de todo el equipo. Y ves:

  • Lo ganado y lo perdido, y por qué se perdió, agrupado por motivo.
  • La tasa de cierre, el ciclo de venta y el ticket promedio.
  • Cuántas pasan de una etapa a la siguiente: ahí se ve dónde se caen las ventas.
  • De dónde vienen las que se ganan, y cómo van los presupuestos.
  • Lo que hizo cada persona: llamadas, visitas, reuniones, correos, tareas y presupuestos.

Se calcula en el momento con lo que el equipo ya cargó: no hay que armar ninguna planilla a fin de mes. Y se imprime desde el navegador.

Con lo demás de Cobratia

El CRM no es una isla: todo cae en la misma ficha.

Lo que pasa en el chat, en una campaña o en un presupuesto. Con los mismos contactos, el mismo catálogo y el mismo correo que el resto de Cobratia.
Cómo se conecta

Con lo demás de Cobratia, el CRM se llena solo.

Funciona solo. Pero si además tienes otros módulos, cada uno le deja algo a tu equipo comercial sin que nadie lo cargue.

Ver los ocho módulos y cómo se conectan entre sí →

Se contrata solo

¿Sólo el CRM? También se puede.

Sirve para cualquier negocio que venda: servicios, productos, licencias, obras, suscripciones. Si lo único que necesitas es ordenar tus ventas, contratas el CRM y nada más.

Lo demás de Cobratia lo vas a ver en el menú con un candado. Si algún día quieres que el asistente atienda, que salgan campañas o que los pagos se validen solos, lo pides desde ahí con un botón, y se suma a lo que ya tienes: los mismos contactos, la misma historia.

Y para arrancar te damos el manual completo del CRM: cómo dejarlo andando el primer día, un día de trabajo de punta a punta y cada pantalla explicada.

El primer día, en seis pasos

  1. El equipo. Una cuenta por persona: administrador, operador o sólo lectura.
  2. La agenda de cada uno. Su zona horaria, su Google y sus franjas.
  3. Los contactos. Desde tu sistema, desde un Excel o de a uno.
  4. El embudo. Las etapas y la probabilidad de cada una, como trabajas tú.
  5. El correo de salida. El de tu empresa, para presupuestos y correos.
  6. El catálogo. Lo que vendes, con su precio, si vas a presupuestar.
Quiero empezar

Lo que preguntan antes de ordenar sus ventas

Lo que más nos preguntan antes de empezar. Si te falta algo, escríbenos y te lo contestamos.

¿Necesito Google para usar el CRM?

Para que las reuniones vayan a tu calendario con su videollamada y para guardar documentos, sí: cada persona conecta su cuenta de Google en Mi agenda. Google pide los permisos más acotados que existen: ver sólo el «ocupado / libre» del calendario y sólo los archivos que sube Cobratia. Sin Google el CRM funciona igual —tareas, ventas, presupuestos, empresas, notas—, pero sin calendario ni archivos.

¿Mi cliente necesita algo para ver un presupuesto?

No. Sólo el link: lo abre en el teléfono, lo descarga en PDF y lo acepta o lo rechaza escribiendo su nombre. No hace falta cuenta ni contraseña.

¿Puedo contratar sólo el CRM?

Sí. Cobratia se contrata por módulos y el CRM es uno de ellos. Lo demás —el asistente, la cobranza, los pagos, las campañas, la app de tus clientes— lo ves en el menú con un candado, y si algún día lo quieres, lo pides desde ahí con un botón.

¿Cómo cargo mis contactos?

Si tu sistema de gestión está conectado, llegan solos. Si no, subes tu Excel o tu CSV tal como lo tienes: Cobratia reconoce las columnas (nombre, empresa, teléfono, correo…), nunca borra un dato que ya estaba y te deja los contactos en una lista. También puedes crearlos de a uno desde cualquier buscador del CRM.

¿Cada persona ve lo de todos?

Cada una tiene su propio Mi día. En Tareas, Ventas, Presupuestos e Historia está «Todo el equipo» para mirar lo de los demás, y la ficha de un contacto la ve todo el equipo. Hay tres niveles de acceso: administrador, operador y sólo lectura.

¿Qué pasa si una persona se va de la empresa?

Sus contactos, ventas y tareas quedan: los reasignas a otra persona. Los archivos están en el Google Drive de tu empresa, no en el de esa persona.

¿Funciona en el celular?

Sí. Todas las pantallas se adaptan al teléfono, y el presupuesto que recibe tu cliente también.

¿Se puede usar con clientes de otros países?

Sí. Las horas se muestran en la zona horaria de quien mira, y los totales del embudo y del informe van por moneda: nunca suman pesos con dólares.

Empecemos por tu embudo.

Cuéntanos cómo vendes hoy —en qué pasos, con cuánta gente, dónde tienes los contactos— y te lo mostramos armado con tu forma de trabajar.

Hablemos de mi caso Entrar a la plataforma y verlo Probar el asistente

Sigue por aquí

El CRM es uno de los ocho módulos. Estos son los que más se le suman.

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